Control: Enfoques y tipos.

En el proceso administrativo observamos la planeación, organización, dirección y control; esta última es sumamente importante para poder saber si las demás se han aplicado correctamente.El control es el último eslabón en la cadena de las funciones de administración.
Su importancia se debe a que nos da la oportunidad de conocer el trabajo realizado, analizar si su resultado fue eficaz y eficiente. Si hay puntos negativos en este análisis buscar la forma de mejorarlos para poder comenzar el proceso administrativo de nuevo y en excelentes condiciones.

Existen tres enfoques para diseñar sistemas de control:

•  El control de mercado: este es un control basado en el uso de mecanismos externos del mercado, criterios de la competencia como los precios y participación en el mercado referente a su nivel de competencia considerable. Un ejemplo de este enfoque es el que se da en la empresa Coca Cola Company al lanzar nuevos productos, utiliza mecanismo externos del mercado y su competencia con marcas de productos similares como Pepsi.

• Control burocrático: depende del poder de la autoridad, consta de reglas, procedimientos, políticas administrativas, estandarización de actividades y descripción del puesto. Este método sirve para que los miembros de la organización tengan claros los comportamientos laborales adecuados que cumplen con los estándares establecidos. Un ejemplo para este enfoque puede ser el que se da en los colegios y escuelas, se controlan todas las actividades con reglas y procedimientos para controlar que todos los estudiantes actúen según el estándar.

•  Control de clan: en este los comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores compartidos, de la cultura organizacional de la empresa, con el fin de que todos sus miembros se identifiquen como equipo; formalizando los comportamientos laborales esperados y adecuados, así como las medidas de desempeño. Un ejemplo puede ser el ambiente de un grupo de amigos, todos sus miembros se adecuan a los valores de su grupo. Si todos actúan de una manera, poniendo como característica la rebeldía, todos sus miembros actuarán de esa manera si se identifican claramente con el grupo.

 Existen también tres tipos de control que se pueden utilizar en una empresa:

•       Control preventivo: es un control dirigido al futuro, regula las actividades antes de que sucedan. Permite a los gerentes evitar problemas en lugar de tener que buscarles solución más adelante. Lamentablemente este tipo es arduo de seguir ya que requiere de información exacta y oportuna difícil de conseguir.Un ejemplo de control preventivo es el que realizan los médicos a sus pacientes, les otorgan diferentes exámenes para detectar a tiempo alguna enfermedad antes de que se dé.

•       Control concurrente: este tipo de control sucede al mismo tiempo en que ocurre la actividad. Con este los gerentes pueden corregir el problema entes de que aumente su dimensión y sea muy costoso de remediar. Depende de una supervisión directa; en la actualidad se utilizan controles en el equipo técnico, gracias a la tecnología, que permite que el instrumento de trabajo señale cuando ocurre un error o problema.Un ejemplo de este control puede darse cuando preparamos una receta de cocina, desde el inicio se debe ir controlando que el estado de todos los ingrediente sea el correcto y al mezclarlos se debe alcanzar, por cada paso, la característica deseada de la mezcla. Controlando así cada proceso mientras este sucede.

•       Control de retroalimentación: es el control que comúnmente conocemos, el que se realiza cuando se ha terminado la actividad. Este da información significativa acerca de cuan eficaz fue la planeación y aporta retroalimentación para mejorar y evitar los mismos errores cuando se realice la actividad. El lado negativo de este punto es que se cuenta con la información cuando el daño ya está hecho, pero a pesar de todo es el único método que permite tener información totalmente viable.Un ejemplo para este tipo de control es el que obtenemos cuando realizamos alguna prueba escrita, nos damos cuenta de su resultado hasta que este es realizado, con lo que tratamos de mejorarlo en la siguiente prueba.

Anónimo

Un hombre inteligente no es el que tiene muchas ideas, sino el que sabe sacar provecho de las pocas que tiene. 

Delegar eficientemente

Los Administradores, por naturaleza, tienen que realizar una gran cantidad de funciones en su organización, tomando con esto diferentes decisiones para cada una de éstas. Desde que se hará el próximo año, hasta los conflictos entre el personal por una mala comunicación.

Para poder desempeñarnos  como gerentes eficaces debemos buscar medios que nos faciliten el trabajo. Uno que permite crear responsabilidad y compromiso a nuestros empleados es delegarles facultades o autoridad. Siempre teniendo claro la importancia y grado de obligación de la decisión.

El hecho de delegar permite que el ámbito de control disminuya considerablemente para los administradores. Permitiendo a los empleados tomar decisiones por cuenta propia aclarando el trabajo exacto que debe hacer, la cantidad de discreción a ejercer, el nivel de desempeño que se espera y el tiempo en que debe terminar la tarea; todo esto para impedir que surjan problemas.

Es importante tomar en cuenta que el tiempo y energía del delegado deben de ser los necesarios para realizar la tarea eficazmente, por lo que se debe analizar la situación y la persona señalada midiendo el rango de confianza que representa como trabajador en la organización con respecto al tiempo laborado.

Delegar eficientemente es importante ya que si lo hacemos de la mejor manera los resultados serán los esperados; las tareas serán realizadas de la manera más apropiada, las decisiones serán tomadas más rápidamente y con calma (ya que tomadas por el administrador serían bajo más presión), la confianza hacia el delegado aumentará y será más responsable y comprometido con la empresa.

Muchos administradores no se sienten a gusto con este tema, piensan que el hecho de tomar todas las decisiones de la organización hará que todo salga de la mejor manera. No quieren delegar la autoridad porque quieren que todo se realice a su manera.

Esta forma de pensar debe cambiar, pienso que las decisiones a tomar por los administradores son demasiadas para encargarnos totalmente de ellas. Debemos delegar y para hacerlo de la mejor manera podemos seguir los puntos que veremos a continuación.

Lo que debe hacerse es buscar a la persona indicada como delegado, aclarar la asignación, que voy a delegar y a quién. Para este punto se puede dejar que el empleado decida la cantidad de responsabilidad que puede llevar siempre midiendo nosotros como sus supervisores si es cierto que podrá aguantar dicha carga de la manera que lo afirma.

Especificar el margen de la decisión que tendrán los empleados, sobre que grupo de empleados tendrá autoridad y la cantidad de esta. Establecerle límites.

Permitir que los empleados participen tomando sus decisiones, si les estamos delegando autoridad es porque sabemos que son especialistas en ese tema y saben cómo se trabaja en ese determinado entorno.

Informar a toda la organización y a entes externos si es necesario que autoridad se delegó, la cantidad, y a quién. Esto para prevenir malentendidos entre los empleados.

Para finalizar con una delegación eficiente debemos crear canales de retroalimentación con controles para vigilar al delegado asignando fechas específicas y parciales. Con los controles se debe tener cuidado porque si son demasiado limitantes los empleados no tendrán la oportunidad de aumentar la confianza en sí mismos.

Referencias bibliográficas:

Robbins, S. (2009). Fundamentos de administración. México: Pearson.

Desarrollar habilidades de comunicación

Para los administradores la comunicación, tanto verbal como averbal, lo es todo. Para que todas las tareas que realizan habitualmente tengan excelentes resultados debe de existir una comunicación eficaz.

Es importante que todos los gerentes desarrollen sus habilidades de comunicación para que puedan transferir información de manera que todos sus colaboradores entiendan el mensaje y puedan manejarlo de la manera que se quiere.

Para que transfieran una información llamativa y amigable para los empleados, y de la mejor manera posible.

Como también para que pueda existir retroalimentación entre administrador y empleados. Punto sumamente importante en el tema de comunicación. No es sólo comunicarme, también es saber la respuesta, dudas y si se entendió el mensaje de la manera deseada.